Comment gérer vos frais professionnels ?

Expensya vous propose une solution simple à moindre coût pour gérer de manière efficace vos frais professionnels.

Comment gérer vos frais professionnels ?

Dans le cadre de l’exercice de leur activité vos collaborateurs peuvent faire des dépenses dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut s’agir des frais de restauration, d’hébergement ou encore de transport. Ces dépenses prennent le nom de frais professionnels.

Une attention particulière doit être accordée à ces dernières pour maîtriser les coûts et éviter des dérapages. Il est en conséquence important de les gérer de manière efficace.

Si la gestion classique est encore d’actualité dans certaines entreprises, il existe de nos jours des outils technologiques pratiques pour rendre la gestion de note de frais plus fluide et transparente.

La gestion classique des notes de frais.

Vous pouvez choisir de gérer les frais professionnels de manière classique et traditionnelle. Ça suppose de la part des collaborateurs de conserver toutes les factures papier des dépenses qu’ils auront engagés dans l’intérêt de la société. Ces dernières devront par la suite être recensées et classées par période pour que le remboursement s’il est justifié puisse se faire de manière échelonnée.

Le service chargé de collecter les justificatifs peut dresser un tableau pour pouvoir se retrouver aisément. Les informations ainsi collectées seront par la suite transmises au service de la comptabilité qui devra effectuer d’autres vérifications avant de décider de si oui ou non les frais engagés seront remboursés. Le remboursement s’il est admis peut se faire directement sur le salaire du mois suivant ou faire l’objet d’une paie à part.

Si cette méthode de gestion de note de frais semble évidente, les choses sont toutes autres dans la réalité, surtout si les déplacements sont nombreux. On a vite fait de crouler sous une montagne de factures et c’est un travail fastidieux que de les vérifier, trier et classer. Le temps nécessaire pour y parvenir peut alors être long et impacter sur le rendement des employés. Par ailleurs, mal conservées ou en raison d’une faute d’inattention les factures peuvent se perdre.

Mieux gérer les notes de frais avec un outil spécialisé.

De nos jours la solution pour gérer de manière efficace les notes de frais c’est de faire recours à un outil technologique spécialement prévu à cet effet. Les solutions sur le marché sont désormais nombreuses, ce logiciel pour gérer les notes de frais étant celui qui rencontre un franc succès auprès des entreprises de taille intermédiaire et des petites et moyennes entreprises.

Avec cet outil tout ce que vos collaborateurs auront à faire c’est de prendre une photo de la facture. Le logiciel se chargera par la suite de faire le tri des éléments pertinents à savoir le nom de l’enseigne ou du fournisseur, le montant de la facture, la date et la TVA. L’information est pour finir transmise au service compétent qui se charge de la saisir et de la transmettre à la comptabilité.

Les avantages liés à l’utilisation de ce logiciel sont nombreux. Si vous faites usage d’un logiciel de gestion intégré dont les atouts sont présentés dans cet article, il n’impactera pas sur son fonctionnement et au contraire s’adaptera. Le gain de temps est conséquent et le risque d’erreur considérablement amoindri. De plus il augmente la productivité des employés et la satisfaction de ceux qui doivent être remboursés, le paiement ayant lieu dans des délais plus courts.

La gestion des frais professionnels peut se faire de manière traditionnelle avec tout ce que cette méthode présente comme inconvénients, ou alors en faisant usage d’un outil qui simplifie, facilite et optimise la gestion de note de frais. À vous de vous décider !

(Crédit Photo : @Fotolia.com)

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