Un contrôle URSSAF est bien souvent synonyme d’attente fébrile. En effet, cette procédure de vérification, répondant à un certains nombres de formalités, peut éventuellement aboutir à la notification du redressement tant redouté. Pourtant, bien armé, le contrôle peut se dérouler sous de meilleurs auspices.
Il est notamment possible de se préparer en amont à une future contestation de la décision de l’URSSAF. S’ils existent deux types de contrôle URSSAF, vous demeurez, en tant que chef d’entreprise soumis à différentes obligations.
En cas d’issue défavorable vous disposez, par ailleurs, de moyens afin de contester le redressement.
La dualité de la procédure de contrôle par l’URSSAF.
Le contrôle de la situation de votre entreprise par l’URSSAF peut emprunter plusieurs chemins. En effet deux procédures distinctes existent, permettant aux inspecteurs d’obtenir une vision globale ou pointue du fonctionnement de votre entreprise sur le plan social.
Le premier type de contrôle, minoritaire, est le contrôle sur pièces. L’URSSAF peut ainsi procéder dans ses propres locaux à un tel contrôle. Celui-ci demeure cependant soumis à une condition concernant l’effectif de l’entreprise, qui doit être de 9 salariés au plus.
Facilitant l’exercice des missions de l’URSSAF cette procédure ouvre cependant droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours en matière de contrôle sur place. Ce dernier type de contrôle, est quant à lui souvent redouté, à tort, par les chefs d’entreprises. Il obéit à un cadre réglementaire très précis, structuré par plusieurs étapes. En particulier, ce contrôle ne peut avoir lieu de manière inopiné et par conséquent, vous surprendre à un moment inopportun. Seule une situation permet aux inspecteurs d’intervenir dans vos locaux à l’improviste, cette dérogation étant applicable lorsque ceux-ci suspectent votre entreprise de pratiquer du travail dissimulé.
La procédure débute nécessairement par un avis de contrôle mentionnant la date du contrôle sur place qui doit vous être adressé, par lettre recommandée avec accusé de réception. Il doit être envoyé au minimum 15 jours avant la vérification et n’a pas à expliciter la motivation de ce contrôle. L’employeur peut solliciter, à réception de l’avis de passage, qu’une autre date de contrôle soit fixée si celle choisie par l’Urssaf ne lui convient pas. Au surplus, cet avis de contrôle doit détailler une liste non exhaustive de documents à remettre à l’inspecteur.
Le jour J, l’inspecteur s’installe dans vos locaux afin de vérifier la bonne application de la législation en matière de cotisations et contributions sociales. Cette vérification n’est toutefois pas à visée unique, cherchant des erreurs comptables pouvant faire l’objet d’un redressement. L’inspecteur chargé de ce contrôle a également pour missions l’information et la prévention et peut, par conséquent, vous informer d’un trop versé de votre part à l’URSSAF. Enfin de manière générale, l’on ne saurait trop vous conseiller d’accueillir cet inspecteur dans le respect et la courtoisie, une discussion constructive ne pouvant être que bénéfique à votre situation. Il est ainsi pertinent de s’interroger sur vos obligations au cours du contrôle.
Quel comportement devez-vous adopter au cours du contrôle ?
Afin que la procédure débute dans de bonnes conditions, il vous ait recommandé d’accueillir l’inspecteur du recouvrement par vous-même, puis de lui présenter les différents intervenants, tel que le chef comptable, susceptibles de détenir des informations utiles dans le cadre de ses missions. Il est important de communiquer avec celui-ci pour vous tenir aux faits de l’avancement du contrôle.
Au- delà de ces constations reposant sur le bon sens, ils existent également des obligations particulières qui sont applicables en votre qualité de chef d’entreprise. En effet si vous êtes concerné par cette procédure, l’Urssaf peut vous demander de communiquer certains documents sociaux, fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même. Dès que vous avez connaissance de l’existence d’un contrôle sur place, vous pouvez d’ores et déjà anticiper ces demandes et réunir ces documents, et non seulement ceux prévues dans l’avis de contrôle. Ces documents peuvent aussi bien être des documents sociaux tels que des bulletins de paie, des contrats de travail, des déclarations de régularisation annuelle, les accords sociaux internes, que tout document comptable, fiscal ou juridique comme les statuts de la société ou l’extrait du K bis.
En cas de refus de votre part, le contrôleur Urssaf calculera le redressement à partir des seuls documents que vous lui aurez joint, solution nécessairement défavorable à votre situation.
Selon l’Article R.243-59 du Code de la sécurité sociale, Les contrôleurs jouissent également du droit d’auditionner les salariés et vous ne devez pas faire obstacle à leurs démarches. Ils peuvent, en particulier, leur demander leurs noms, adresse, la nature de leur activité ainsi que le montant de leur rémunération.
Ces auditions se déroulent cependant dans les locaux de travail, à peine de nullité de l’ensemble de la procédure. Seules les auditions ayant pour but la recherche de travail dissimulé peuvent prendre place en dehors de vos locaux.
Si, malgré vos justifications, votre entreprise fait l’objet d’un redressement, vous pouvez contester cette décision de l’URSSAF ainsi que, dans certains cas, la validité de la procédure propre au contrôle.
En cas de redressement, quelle est la procédure encadrant vos contestations ?
Que vous ayez un doute sur la légitimité du fondement de votre condamnation ou sur la procédure en elle-même vous bénéficiez de différents moyens pour défendre les intérêts de votre entreprise.
En premier lieu et peu important l’issue du contrôle, l’URSSAF doit vous adresser un courrier dite lettre d’observation avec possibilité pour vous de répondre aux différents points évoqués.
Cette lettre d’observation, comportant ou non un redressement, doit impérativement indiquer certaines mentions. Détaillant bien évidemment l’objet du contrôle, elle précise également les documents sur lesquels repose sa décision, la période ayant fait l’objet de la vérification, la date de fin du contrôle, ainsi que le délai de 30 jours dont vous bénéficier pour faire part de vos justifications à l’URSSAF. Enfin cette lettre indique, le cas échéant, si le contrôleur a constaté l’absence de bonne foi du cotisant contrôlé à savoir vous, faisant obstacle à une future remise des majorations de retard. En cas de réponse de votre part l’URSSAF est tenue de vous répondre par écrit. A cette occasion cet organisme de droit privé bénéficiant d’une délégation de service public peut décider d’infléchir sa position. Si tel n’est pas le cas, vous réceptionnez un courrier valant décision administrative directement applicable à votre situation ainsi qu’une mise en demeure par laquelle l’URSSAF vous demande de régulariser votre situation dans le délai d’un mois. À réception de la mise en demeure qu’elle adresse par lettre recommandée, vous aurez un mois pour prendre une décision.
La première solution est d’honorer votre dette en demandant, si cela se révèle nécessaire, un délai de paiement pour les sommes dues suite au redressement.
Vous pouvez également décider de contester par le biais d’un recours amiable, le redressement de l’URSSAF en saisissant la commission de recours amiable. Si la conciliation n’est pas concluante alors le tribunal des affaires de Sécurité sociale pourra se prononcer sur la validité de la décision de l’URSSAF. A l’instar de n’importe quelle décision de juridiction, celle-ci peut faire l’objet d’un recours devant la cour d’appel ou la Cour de cassation selon les conditions de délais et montant minimum de saisine.
En conclusion, votre qualité de dirigeant de société, vous engage à prendre connaissance du déroulement de la procédure ainsi que des différentes options qui s’offrent à vous, afin de minimiser le préjudice causé à votre entreprise.
Maître Gérard Picovschi.
Article initialement publié dans le Journal du Management Juridique n°55.
