Des documents comptables et factures à conserver dix ans !

La conservation des documents comptables au format papier est une contrainte pour tout chef d’entreprise. Le délai de conservation des archives est fixé à dix ans par le code de commerce. Ce même délai est fixé à six ans par le code général des impôts. L’objectif n’est pas le même…

Factures d’achat, de vente… toutes les pièces justificatives des écritures comptables doivent être conservées dans l’entreprise. La même obligation s’applique aux documents comptables, issus du logiciel de comptabilité et aux déclarations fiscales et sociales.

Les documents comptables à conserver sont nombreux. Le délai de conservation des archives comptables et des pièces justificatives (factures…) est de dix ans (L123-22 alinéa 2 du code de commerce) ou de six ans en droit fiscal.

Les documents comptables à conserver ou à archiver

L’obligation de conservation concerne à la fois les pièces justificatives et les documents comptables, issus de la comptabilité. Ces derniers feront l’objet d’un archivage électronique si l’entreprise utilise un logiciel.

Il faut donc conserver toutes les factures émises ou reçues des fournisseurs, les bulletins de paies, les actes authentiques ou les contrats et actes sous seing privé, les décisions d’affectation du résultat de la société… Tout ce qui sert à justifier la passation d’une écriture en comptabilité : les commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures etc…

Il faut aussi conserver les documents comptables et les déclarations fiscales.

Qu’est-ce qu’un document comptable ?
Il s’agit d’un certain nombre de documents que tout logiciel comptable permet d’imprimer
-  le livre journal et les journaux auxiliaires, imprimés du logiciel de comptabilité ;
-  le grand-livre et les livres auxiliaires, toujours issus du logiciel de comptabilité ;
-  le document qui décrit (dans les entreprises d’une certaine taille), les procédures et l’organisation comptable ;
-  le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable.

La conservation des documents répond à un double objectif : répondre aux questions posées lors des contrôles fiscaux et utiliser la comptabilité comme mode de preuve dans le cadre d’un litige.

Le délai de dix ans prévu par le code de commerce : la comptabilité comme mode de preuve

La comptabilité d’un commerçant est un mode de preuve contre un autre commerçant mais permet aussi des revendications.

Exemple…
Les bénéfices non distribués et accumulés durant plusieurs années appartiennent aux actionnaires. La comptabilité permettra de connaître le montant de ces bénéfices non distribués.

Les documents comptables et pièces justificatives doivent être conservés pendant une durée minimale de dix ans.

Les documents bancaires sont à conserver pendant cinq ans minimum (talons de chèques, relevés bancaires…), le temps que prenne fin le délai de prescription commerciale. Au-delà de ce délai, le commerçant ne peut plus poursuivre son débiteur.

Le délai de six ans prévu par le code général des impôts : la comptabilité pour se défendre en cas de contrôle fiscal

Sur le plan fiscal, les délais sont plus courts et correspondent aux possibilités de contrôle de l’administration fiscale.

L’administration peut ainsi rectifier le résultat fiscal pendant trois ans mais demander à consulter les comptes des exercices antérieurs.

Exemple…
Un déficit qui a pour origine l’année 2010 et des conséquences sur l’exercice 2015 doit pouvoir être vérifié par l’administration fiscale qui contrôle l’année 2015.

Plus d’infos ?
Article L123-22 du code de commerce
Article 102 B du livre des procédures fiscales
Les règles de facturation