Des documents comptables et factures à conserver dix ans !

La conservation des documents comptables au format papier est une contrainte pour tout chef d’entreprise. Le délai de conservation des archives est fixé à dix ans par le code de commerce. Ce même délai est fixé à six ans par le code général des impôts. L’objectif n’est pas le même…

Factures d’achat, de vente… toutes les pièces justificatives des écritures comptables doivent être conservées dans l’entreprise. La même obligation s’applique aux documents comptables, issus du logiciel de comptabilité et aux déclarations fiscales et sociales.

Les documents comptables à conserver sont nombreux. Le délai de conservation des archives comptables et des pièces justificatives (factures…) est de dix ans (L123-22 alinéa 2 du code de commerce) ou de six ans en droit fiscal.

Les documents comptables à conserver ou à archiver

L’obligation de conservation concerne à la fois les pièces justificatives et les documents comptables, issus de la comptabilité. Ces derniers feront l’objet d’un archivage électronique si l’entreprise utilise un logiciel.

Il faut donc conserver toutes les factures émises ou reçues des fournisseurs, les bulletins de paies, les actes authentiques ou les contrats et actes sous seing privé, les décisions d’affectation du résultat de la société… Tout ce qui sert à justifier la passation d’une écriture en comptabilité : les commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures etc…

Il faut aussi conserver les documents comptables et les déclarations fiscales.

Qu’est-ce qu’un document comptable ?
Il s’agit d’un certain nombre de documents que tout logiciel comptable permet d’imprimer
-  le livre journal et les journaux auxiliaires, imprimés du logiciel de comptabilité ;
-  le grand-livre et les livres auxiliaires, toujours issus du logiciel de comptabilité ;
-  le document qui décrit (dans les entreprises d’une certaine taille), les procédures et l’organisation comptable ;
-  le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable.

La conservation des documents répond à un double objectif : répondre aux questions posées lors des contrôles fiscaux et utiliser la comptabilité comme mode de preuve dans le cadre d’un litige.

Le délai de dix ans prévu par le code de commerce : la comptabilité comme mode de preuve

La comptabilité d’un commerçant est un mode de preuve contre un autre commerçant mais permet aussi des revendications.

Exemple…
Les bénéfices non distribués et accumulés durant plusieurs années appartiennent aux actionnaires. La comptabilité permettra de connaître le montant de ces bénéfices non distribués.

Les documents comptables et pièces justificatives doivent être conservés pendant une durée minimale de dix ans.

Les documents bancaires sont à conserver pendant cinq ans minimum (talons de chèques, relevés bancaires…), le temps que prenne fin le délai de prescription commerciale. Au-delà de ce délai, le commerçant ne peut plus poursuivre son débiteur.

Le délai de six ans prévu par le code général des impôts : la comptabilité pour se défendre en cas de contrôle fiscal

Sur le plan fiscal, les délais sont plus courts et correspondent aux possibilités de contrôle de l’administration fiscale.

L’administration peut ainsi rectifier le résultat fiscal pendant trois ans mais demander à consulter les comptes des exercices antérieurs.

Exemple…
Un déficit qui a pour origine l’année 2010 et des conséquences sur l’exercice 2015 doit pouvoir être vérifié par l’administration fiscale qui contrôle l’année 2015.

Plus d’infos ?
Article L123-22 du code de commerce
Article 102 B du livre des procédures fiscales
Les règles de facturation

5 commentaires

  1. Emmanuel 11 mars 2016 à 16h29

    Merci de ces infos très utiles.
    Mais peut-on se contenter d’un archivage numérique et jeter le papier ? (des fichiers par exemple sauvegardés dans le cloud en sécurité)
    Au prix du m2 de bureau, le coût de l’archivage papier est réel, avec des garanties faibles de conservation en plus (incendie, vol, malveillance, inondation).

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    • Sandra Schmidt 11 mars 2016 à 16h54

      Bonjour,
      Si l’original est au format papier, je répondrais oui et non.
      Pour l’administration fiscale, il faut assurer une piste d’audit fiable pour rendre les copies recevables en cas de contrôle fiscal.
      Dans les autres cas, il faut respecter certaines conditions ou attendre le 1er octobre 2016, pour avoir les conditions de recevabilité des copies numériques présumées fiables.
      Sur la piste d’audit fiable : voir ici
      http://www.compta-online.com/factures-papier-numerisees-piste-audit-fiable-et-controle-fiscal-ao1682
      Sur la réforme du droit des obligations : voir ici
      http://www.compta-online.com/detruire-les-documents-originaux-apres-numerisation-ao1686
      Cordialement,
      Sandra

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    • Sage Comptable 15 avril 2016 à 05h32

      La meilleure solution c’est d’archiver vos pièces comptables dématérialisées et papier, de manière unifiée. Le service de gestion, de partage en ligne et d’archivage des pièces comptables hybrides PopCompta (http://popcompta.com) fournit un espace d’archivage dématérialisé de pièces comptables PDF et papier avec la conservation et gestion décennales garanties. Il est possible d’envoyer de documents à dématérialiser à PopCompta pour leur numérisation et insertion dans l’espace numérique unifié, et l’archivage pour 11 ans chez PopCompta.

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  2. Jacques 16 mai 2017 à 20h36

    En retraite depuis peu, dois je conserver toutes mes factures clients et fournisseurs émises depuis le début de mon activité (1979) Merci de votre réponse.
    Cordialement
    Jacques

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    • MADELEINE 11 juillet 2017 à 19h19

      bonjour JACQUES
      Avez-vous reçu une réponse à votre question ? Je suis dans le même cas que vous, et j’hésite à conserver toutes mes archives accumulées depuis 1992

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