Une entreprise a en sa possession de nombreux documents comptables, juridiques, contractuels et souvent la question se pose de leur conservation. Selon leur nature la conservation de ces documents répond à des durées légales spécifiques, précisées ci-après.
Les documents civils et commerciaux :
Les déclarations en douane : durée de conservation : 3 ans.
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise : durée de conservation : 5 ans.
les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison… durée de conservation : 10 ans.
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers, durée de conservation : 30 ans.
Les documents et pièces comptables :
Les documents et pièces comptables (livres et les registres comptables, les pièces justificatives) doivent être conservé durant 10 ans.
Les documents fiscaux :
L’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc. : durée de conservation 6 ans.
Les documents sociaux :
Les statuts de la société (à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés) : durée de conservation : 5 ans.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) : durée de conservation : 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration : durée de conservation : 3 ans.
Attention, dans certains cas, la non conservation des documents, notamment des documents fiscaux, peut engendrer des sanctions financières.
Source : Ministère de l’Economie.
