GED : ECM prend le dessus face à ses faiblesses de gestion.

L’efficacité de la Gestion électronique de documents (GED) n’est plus à démontrer. Toutefois, en matière de gestion du contenu, ECM [1] offre de meilleures prestations, mais à un coût élevé.

La solution ECM face au manque de pertinence grandissant de la GED.

Vous avez très souvent confondu le sens de l’ECM et celui de la GED ? Il est vrai que ces deux solutions concourent à un même but mais pas de la même façon. Même lorsque vous êtes en face d’une plateforme performante telle qu’archiveco.fr, le choix d’une solution de gestion n’est pas toujours facile. Découvrez donc les différences entre ces deux systèmes pour mieux choisir.

La différence fondamentale.

La GED, encore appelée Gestion Electronique des Documents est un ensemble de processus informatisés dont le but est de gérer et d’organiser les documents d’une entreprise. En effet, ce logiciel de gestion a pour but principal la dématérialisation des documents d’une entreprise.

L’Entreprise Content Management (ECM) est l’ensemble des solutions logicielles disposant de fonctions capables de prendre en charge la gestion de tout le contenu numérique d’une entreprise. L’ECM consiste donc à capturer les informations électroniques, afin de les gérer. Il peut s’agir de les stocker, de les éditer ou de les diffuser. Tout cela, en optimisant l’ergonomie, les fonctionnalités et la sécurité relatives à cette gestion.

Ainsi, fondamentalement, la gestion électronique des documents s’intéresse en majeure partie aux documents de l’organisation. Cependant, l’entreprise content management ne s’intéresse pas aux documents, mais au contenu de l’organisation.

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(photographie libre de droit)

Des avis d’experts.

Selon les experts, la gestion électronique des documents est un système informatisé d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage des documents. Elle utilise donc des algorithmes statistiques pour classer et retrouver les documents par pertinence. La gestion électronique des documents apparaît donc comme une solution ne traitant uniquement que de documents. Ce qui n’est pas le cas de l’entreprise content management, dont le champ d’action est limité.

En effet, l’ECM est une solution de gestion un peu plus complexe que la GED. L’ECM est de ce fait capable de traiter tous types de contenus de documents. Il peut aussi procéder à l’analyse et à l’archivage du contenu après traitement. Ainsi, cette solution de gestion utilise plusieurs outils de gestion pour parvenir à ces fins. Il s’agit entre autres des Input Managment, BPM, CMS, KM, Output Management (éditique), systèmes d’archivage électronique, Record Management Systems et bien d’autres.

Il en ressort donc que quelle que soit la solution de gestion, le choix se fait selon les besoins de chaque entreprise. Une solution de gestion satisfaisante est donc celle qui répondra au mieux à un contexte précis. Toutefois, certaines entreprises malgré la nature de leurs besoins, optent pour une solution de gestion plus avancée. Cette manière de procéder est avantageuse pour l’entreprise en ce sens qu’elle accompagne l’évolution des besoins de la structure, au fil du temps.

Différence tarifaire.

L’installation d’une GED et d’un système ECM présente plusieurs différences, dont celle du coût. Le coût d’installation d’une gestion électronique de documents varie selon les prestataires que vous choisissez. En effet, une bonne plateforme de gestion saura comment s’assurer d’une bonne gestion de la donnée.

Les coûts d’installation de la gestion électronique des documents incluent les coûts d’acquisition, les coûts d’opérations ainsi que ceux relatifs à la maintenance du système. Le coût d’une ECM varie, non seulement en fonction du prestataire, mais aussi en fonction du système que vous avez choisi.

Parmi les systèmes, on peut noter la DM ou gestion électronique des documents, le WCM, le portail d’intégration de contenus, le système de recherche et d’accessibilité de l’information. On distingue également la collaboration et logiciel social, la DAM et l’écosystème SharePoint.
Selon les fonctionnalités de la plateforme et l’opérateur, la solution de gestion choisie peut participer favorablement à la fin du papier dans les copropriétés. En raison des larges fonctionnalités qu’elle propose, une solution ECM s’avère plus coûteuse qu’une GED.

Article sponsorisé.

Notes

[1ECM pour gestion de contenu d’entreprise.

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