Le contract management externalisé : un choix audacieux aux accents de réussite.

Les missions de conseil en Contract Management sont-elles un début de réponse à l’inflation de la demande de Contract Managers par les entreprises ?
Fanny Matournaud pense que oui.

Si les recrutements de ce profil encore trop rare sur le marché français s’avèrent, de par leur lenteur, insuffisants lorsqu’il convient de répondre à un besoin urgent en management d’un cycle contractuel complexe, la prestation de conseil, comme tant d’autres, peut être externalisée auprès d’une société spécialisée.

L’offre en la matière se développe à un rythme soutenu sur le marché hexagonal et permet d’assurer aux grands groupes pressés comme aux PME en quête de flexibilité un pilotage contractuel de leurs projets par des experts du sujet.
En créant e2cm Consulting, c’est le choix qu’a retenu l’Ecole Européenne de Contract Management qui puise dans le vivier de ses étudiants passés (et donc chaque année un peu plus expérimentés), présent et futurs des Contract Managers certifiés.

Dans son article, Fanny s’attache à expliquer avec pédagogie les contours d’une telle mission et la valeur ajoutée apportée au client. Au passage, elle rappelle les incontournables de la posture du Contract Manager et quelques compétences clés utiles pour survivre en milieu hostile.
Bonne lecture à tous.

Grégory LEVEAU, Contract Manager et médiateur professionnel, Président et fondateur de l’Ecole Européenne de Contract Management (www.e2cm.net) et Auteur de Pratique du Contract Management – ed. Lextenso.

Votre Contract Manager est un partenaire externe : c’est à la fois un véritable couteau suisse à votre service et certifié aguerri à la pratique de la vie des affaires !

La forte valeur ajoutée de la fonction de Contract Manager en tant que métier stratégique pour une entreprise ou une institution est-elle encore à prouver ? L’existence même de services de contrat management à part entière au sein des grands groupes industriels, du développement de la professionnalisation et de la puissance de son réseau, par exemple via l’E 2 CM 1 , l’AFCM 2 et Intract 3 , témoignent en tout cas d’un faisceau d’indices réels en ce sens.

En effet, la fonction de gestionnaire de contrats impacte directement l’organisation de l’entreprise au sens où elle vient renforcer son positionnement concurrentiel et son image de partenaire qui agit en bon professionnel.

Comment ? Elle permet, au travers de la bonne gestion des engagements Contractuels, de s’assurer de la bonne marche de ses activités, de l’optimisation de leur performance, et par ricochet, de rejoindre les objectifs de rentabilité financière, en veillant à conserver les marges économiques prévisionnelles.

Comme le dit le proverbe, quelque peu retravaillé pour l’occasion : « Un partenaire d’affaires averti, ayant connaissance des informations clés tout au long de la vie de ses contrats, en vaux deux. »

Partons de la base légale : la réforme du droit des obligations 4 , applicable aux contrats conclus après le 1 er octobre 2016, vient définir et préciser ce qu’est le contrat, notamment : « un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations. » 5 . Si les contrats sont sources d’obligations entre les personnes, physiques ou morales et sujets de droit, les contrats commerciaux représentent aussi, pour chaque entreprise, un formidable levier pour pérenniser la conduite de ses affaires.

Le choix de l’externalisation consiste quant à lui en une décision de transférer tout ou partie d’une fonction de l’entreprise à un partenaire externe. Chaque entreprise qui fait du conseil en management son cœur d’activité tend à produire cette même forte valeur ajoutée dans le cadre de ses prestations de services.

Quel est donc ce supplément qui fera toute la différence pour orienter le choix des entreprises partenaires vers une solution de mission externalisée dédiée à la gestion de ses contrats ?

En tant « qu’activité qui consiste à développer et contrôler le cycle de vie d’un contrat, de la phase d’initialisation jusqu’à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l’optimisation financière » 6 , la fonction de Contract Manager est un atout pour toute entreprise qui souhaite investir dans la sécurisation de ses activités.

Ce véritable savoir-faire du gestionnaire de contrats constitue un atout pour l’entreprise qui fait le choix de l’externalisation. En quoi ? C’est ce que nous nous attachons à exposer dans cet article.

UN PARTENARIAT ECLAIRE

Chaque client peut avoir une idée précise de son besoin quant à la gestion de son cycle Contractuel et, pour des motifs qui peuvent, à la source, être aussi variés qu’un volume important de dossiers à traiter et impossible à absorber en interne jusqu’au choix d’un prestataire externe pour son expertise de son domaine dans l’optique de renforcer les compétences du pôle métier demandeur.

Dans ce type de positionnement, il est important de formaliser dès le départ de la coopération les besoins et définir aussi précisément que possible le champ d’action du Contract Manager ainsi que la répartition des rôles et responsabilités entre client et prestataire de service. Pour quel type de contrats existants en interne faire appel à une prestation de Contract management ? Sur quelle partie du cycle Contractuel externaliser ? Dans quelle proportion ? Dans quels objectifs (domaine d’expertise, financier, stratégique…etc.) ? De quelle façon s’assurer que le service est qualitatif ?

Il se peut également que le partenaire d’affaires n’ait pas une idée précise de son besoin en la matière, voir, ne s’en représente pas du tout le potentiel. Tout l’atout en amont de la prestation de Contract management externalisé réside en cela : accompagner le client par l’information, lui démontrer les atouts que recèle cette option, par le diagnostic de ses besoins au vu de l’état de son parc Contractuel.

Si ce questionnement est plus courant dans les grandes entreprises, il concerne aussi les entreprises de taille petite et moyenne, bien qu’elles y soient à ce jour moins sensibilisées ou entravées par des problématiques budgétaires qui ne leur permettent pas de se doter en interne d’un tel service.

Le recours à un partenaire externe, expert dans le domaine de la gestion des contrats, pour gérer tout ou partie du processus Contractuel et pour tout ou partie des types de contrats qu’il signe en interne, va permettre à l’entreprise de révéler ses besoins en la matière.

UN REVELATEUR DE BESOINS

L’entrée en scène du Contract Manager est le catalyseur de ces besoins. A commencer dès la prise en main de son portefeuille de contrats, qui débute par un état des lieux de la documentation Contractuelle existante, la substance de base indispensable au travail du Contract Manager.

Dans la mesure où cette dernière implique le maniement des éléments sensibles tels que des éléments financiers, l’entreprise cliente peut se montrer frileuse à choisir cette voie. L’intérêt peut alors être d’intégrer la prestation de Contract management sur le site client afin de s’assurer la conservation des données en interne, doublé d’un accord de confidentialité ou de choisir un outil sécurisé : ce sont des systèmes relativement simples à mettre en œuvre d’un point de vue logistique

Au même plan qu’une internalisation de la fonction, le recours à un expert contrats externe permettra à l’entreprise partenaire de s’assurer :
- une protection de ses intérêts renforcée : conformité aux standards (légaux, qualité, etc. …) de l’entreprise ;
- un gain financier évident : une bonne gestion évite les dérives coûteuses que peuvent représenter une mauvaise gestion des contrats tels que, par exemple, retards de projets, conflits de mise en œuvre des dispositions Contractuelles pouvant aboutir à un litige solutionné devant les tribunaux.

UN SUPPORT CONCRET D’AIDE A LA PRISE DE DECISION PAR LE PILOTAGE DE PERFORMANCE ET L’ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

A ce titre, le Contract Manager n’est pas stricto sensu le censeur du contrat car « si le seul outil que vous avez est un marteau, vous tendez à voir tout problème comme un clou » 7 . Il est au contraire et résolument l’accompagnateur de la mise en musique des écrits Contractuels et le médiateur dans la facilitation des écueils rencontrés tout au long de la vie du contrat, et ce, dans l’intérêt exclusif de son entreprise cliente.

Tel l’artisan qui met son art au service d’autrui se doit de disposer des outils adéquats pour donner vie à ses créations, le Contract Manager a pour atout de proposer la mise en place d’outils standardisés et adaptés aux réalités de son client, dans sa prestation de gestion de portefeuille contrats. C’est ce qui lui permet d’en faire une gestion pertinente, fluide et harmonisée.

A sa disposition, une véritable boîte à outil qui est acquise et sans cesse consolidée grâce à son expérience auprès d’une diversité de clients exerçant dans différents domaines, dans laquelle il lui est possible de piocher :
- compte-rendu synthétique et périodique relatif à la vie du contrat ;
- identification des points de risques et plan d’action ;
- état financier du contrat sur une période donnée ;
- processus d’optimisation de certaines phases du contrat et, en particulier, de la gestion des changements intervenants au cours de la vie du contrat qui ont des incidences sur son contenu ;
- éléments de diagnostic et d’analyse d’une situation donnée.
- Etc. …

Nous voyons également émerger le développement d’outils logiciel spécifiques au métier : c’est un atout supplémentaire pour permettre au Contract Manager de se concentrer sur l’essentiel de sa valeur ajouté à offrir au client, allégé qu’il est alors des aspects plus administratif de sa fonction.

UN ESPRIT INDEPENDANT ET FLEXIBLE, GAGE DE BONNE INTELLIGENCE RELATIONNELLE

Bien que le Contract Manager soit tourné vers son client en situation d’externalisation, et s’appuie sur ses exigences pour le satisfaire au plus près de ses attentes, le fait d’être un partenaire externe lui permet de conserver une posture d’indépendance nécessaire. C’est dans cet esprit de conseil à valeur ajoutée auprès du client qu’il peut exercer son métier, bien qu’il ne soit pas toujours in fine décisionnaire, car il est détaché des contingences organisationnelles et politiques de l’entreprise cliente. Il est en mesure de faire bénéficier le client de la richesse de ces expériences diverses en tant que conseil d’affaires.

La variété des profils de Contract Manager, issus aussi diversement du monde juridique, que des achats, de l’innovation et de l’opérationnel, permets de proposer une expertise unique notamment lorsqu’ils forment une équipe. C’est un caractère atypique qui sert les besoins en agilité de l’entreprise, notamment lorsque les contrats ont pour objet des projets aux complexités multidimensionnelles.

L’expert en Contract management dispose également d’un sens aiguisé du relationnel, de par le fait qu’il interagit avec l’ensemble des acteurs du cycle Contractuel et en est le point focal. Au carrefour des échanges tout au long de la vie du contrat, il est amené à être quotidiennement en contact, au-delà du département auquel appartient son client principal (achats etc. …), tant avec les équipes opérationnelles que les équipes de la finance, du business et du juridique. Sa capacité à se mettre à la portée des différents cœurs de métiers qu’il côtoie est une qualité essentielle pour comprendre en synthèse le rôle de ses derniers, être en mesure en retour de leur expliquer son rôle de Contract manager et enfin, de s’intégrer à la vie du contrat.

Le savoir-être du Contract Manager est primordial pour une fluidité des échanges : diplomatie et fermeté doivent se conjuguer équitablement, tout autant qu’avec une écoute de qualité et la capacité à capter puis concilier autant que possible les intérêts divergents. C’est pourquoi la dimension humaine du métier reste incontournable et irremplaçable, car le principal atout de cette valeur ajoutée du Contract Manager externe est…lui-même.

UNE DYNAMIQUE CREATRICE, TENDANCE « THINK OUT OF THE BOX »

La vie d’un contrat n’étant pas celle d’un long fleuve tranquille, et les contrats entre eux loin d’être identiques, les écueils peuvent être nombreux et les solutions, pas toujours adaptées aux outils existants et à disposition. C’est là qu’intervient la botte secrète mais néanmoins redoutable d’efficacité du Contract manager :
sa créativité ! C’est par son aptitude à savoir faire évoluer son métier et se montrer innovant et force de proposition qu’il gagne en expertise, d’autant plus s’il crée une émulation avec ces pairs dans un esprit de partage d’expérience, et sait s’ajuster aux mutations de la vie des affaires pour devenir visionnaire.

Alors, dans la mesure où le Contract management touche au cœur stratégique de l’entreprise, dans les cas où son internalisation ne peut être envisagée, que cela résulte de choix stratégiques ou de contraintes budgétaires : votre atout, c’est le recours à la valeur ajoutée du Contract management externalisé !

Fanny Matournaud

« Article initialement publié dans le JMJ n°53 »

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