Les huit erreurs des indépendants. Erreur n°6 : ne pas préparer la documentation sociale avant l’embauche du premier salarié.

Lorsque l’activité de l’entreprise se densifie et que le projet est en plein développement, l’indépendant peut être confronté à l’impossibilité d’exécuter seul l’ensemble des missions qu’il doit honorer.

Il peut faire appel à des prestataires, sous-traiter certaines fonctions, ou recourir à des stagiaires, mais ces solutions sont bien souvent insuffisantes et ne sont pas durables. L’indépendant est alors confronté à la lourde tâche de recruter son premier salarié.

Cette étape dans la vie de l’entreprise est essentielle et doit être négociée avec soin, à défaut de quoi l’indépendant expose son entreprise à un risque majeur de nature à remettre en cause la pérennité de l’activité toute entière.

Afin de recruter dans de bonnes conditions, quatre grandes règles devraient être respectées :

  • Trouver la forme de contrat de travail la plus adaptée au besoin

Le conseil peut paraître évident, et pourtant tous les employeurs ont été confrontés à cette problématique. Alors que le contrat de travail unique semble être un véritable serpent de mer dont on peine à voir comment il pourrait être adopté en France, l’indépendant est confronté à la très grande diversité des formes de contrat de travail.

Si les plus grandes formes (contrat de travail à durée indéterminée, contrat de travail à durée déterminée, intérim) sont bien connues, leurs conditions étant souvent en revanche ignorées, les formes plus spécifiques sont souvent ignorées alors qu’elles offrent des avantages non-négligeables, notamment concernant des allègements de charges sociales. Le recours au contrat unique d’insertion, au contrat starter, au contrat d’avenir, le contrat initiative emploi ou le contrat d’apprentissage, pour ne citer que ces types de contrats, peut ainsi être une réelle opportunité !

En revanche, si l’indépendant ne fait pas le bon choix au regard de sa situation, il s’expose au risque d’une action prud’homale de son salarié qui pourrait notamment solliciter la requalification de son contrat en contrat de travail à durée indéterminée et d’importantes indemnités…

  • Rédiger un contrat de travail type adapté au besoin de l’entreprise

Une fois le type de contrat choisi, l’indépendant doit prendre le temps de ciseler son modèle de contrat de travail pour l’adapter à son besoin. Stipulation d’une période d’essai, clause de mobilité, clause d’objectifs, clause de confidentialité, clause de non-concurrence… plutôt que de reprendre la liste intégrale des clauses possibles, l’indépendant devra s’interroger sur ce qui lui paraît essentiel pour équilibrer le contrat en conséquence.

Il vaut mieux, concernant la rédaction du contrat de travail, se rapprocher d’un professionnel et éviter les clauses-types que l’on peut trouver sur Internet. A titre d’exemple, s’il existe beaucoup de modèles de clause de non-concurrence sur Internet, une proportion non négligeable de ces clauses est dangereuse puisque celles-ci n’intègrent pas le fait qu’une clause de non-concurrence doit :

  1. être limitée dans le temps (durée de l’obligation de non-concurrence après la rupture du contrat de travail) ;
  2. être limitée dans l’espace (territoire sur lequel s’applique l’obligation de non-concurrence) ;
  3. comporter une contrepartie financière au moment de la rupture du contrat de travail (c’est-à-dire, une rémunération du salarié distincte du salaire et existant du seul fait de l’existence de la clause de non-concurrence) ; et
  4. être proportionnée aux intérêts légitimes de l’entreprise.

Autant dire que beaucoup de clauses de non-concurrence contenues dans de nombreux contrats de travail sont nulles et de nul effet, ce qui risque de créer de mauvaises surprises aux employeurs qui se reposent sur elles au quotidien !

L’écueil principal à éviter est celui du contrat de travail oral. A défaut d’écrit, le droit du travail prévoit que le contrat est obligatoirement un contrat à durée indéterminée. En outre, à défaut d’écrit, l’employeur ne pourra se prévaloir d’un quelconque manquement du salarié à une obligation de confidentialité, de non-concurrence, d’objectifs… qui aurait été prévue oralement.

La pire situation serait celle d’un « stage » sans support écrit ou de l’assistance régulière d’un prestataire qui exercerait régulièrement et exclusivement son activité au bénéfice de l’entreprise. Outre la requalification de la relation en contrat de travail à durée indéterminée avec toutes les conséquences liées (régularisation des salaires et des charges patronales), l’entreprise s’expose notamment à de lourdes sanctions administratives et pénal pour des faits de travail illégal.

  • Définir précisément les règles du jeu

Les entreprises de plus de 20 salariés doivent obligatoirement disposer d’un règlement intérieur. Sous ce seuil, il peut être opportun de fixer les règles de vie propre à l’entreprise par l’adoption d’une charte, plus souple, qui sera remise à chaque salarié le jour de l’embauche.

La charte peut fixer les règles générales applicables en matière de discipline, de sécurité, d’éthique et s’adapter aux besoins spécifiques d’une start-up. Pour une ESN (ex-SSII) par exemple, la charte devra s’intéresser à la pratique du bring your own device, à l’utilisation des ordinateurs professionnels à des fins personnelles, au télétravail, à la confidentialité des documents dont le salarié a connaissance à l’occasion de ses missions mais aussi aux bonnes pratiques de sécurité informatique et aux sanctions en cas de mauvais usage des outils informatiques.

Une fois la documentation sociale mise en place, l’indépendant ne devra pas perdre de vue les éléments nécessaires à un bon recrutement !

  • Réaliser un bon recrutement

L’indépendant qui n’a jamais réalisé de recrutement devrait se concentrer sur quatre étapes essentielles :

  1. Définir clairement les besoins de l’entreprise pour définir les missions du salarié : c’est sur la base des missions que l’indépendant pourra déterminer le profil que le candidat doit avoir et qu’il fixera une fourchette de rémunération proposée. Cette alchimie permet d’éviter de confier à un stagiaire en deuxième année de fac des responsabilités de directeur commercial qui le dépasseront, au risque de mettre en péril la start-up ou de requérir un expert bien rémunéré pour réaliser des missions accessibles à un salarié moins expérimenté.
  1. Rédiger une annonce : la rédaction de l’annonce est d’autant plus facile que la start-up a défini clairement les missions du futur salarié. Une fiche de poste claire précisant les compétences et le niveau d’expérience requis limitera le nombre de candidatures farfelues.
  1. Préparer les entretiens : la préparation des entretiens n’est pas l’apanage des candidats ! Pour être efficace, le recruteur doit avoir établi un questionnaire ciblé sur les éléments pertinents. On évitera la traditionnelle question sur les 3 qualités et les 3 défauts et on se concentrera sur ce qui a retenu votre attention dans le CV. De la sorte, vous pourrez affiner le tri que vous avez effectué au cours de votre présélection en évitant de vous disperser. Si des compétences sont nécessaires, testez-les ! Si des diplômes sont obligatoires, demandez-en une copie !
  1. Anticiper la phase d’intégration : une fois le candidat recruté, l’employeur doit s’assurer de sa bonne intégration dans l’équipe pour éviter que le salarié prometteur ne soit tenté de postuler chez un concurrent. Cette étape passe par la formation aux missions proposées et par l’évaluation des résultats du salarié. Le recours à la période d’essai est particulièrement opportun pendant cette étape puisqu’il permet de rompre le contrat de travail aisément et sans justification si la relation de travail ne fonctionne pas.
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