Précisions sur la numérisation des factures papier.

BOI-CF-COM-10-10-30-10

L’administration fiscale a récemment apporté des précisions concernant les conditions d’application du dispositif de numérisation et de conservation des factures émises ou reçues sous format papier applicable depuis le 30 mars 2017.

L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et de leurs pièces justificatives afin de permettre la conservation sous forme dématérialisée des factures établies ou reçues sur support papier.

Ces modalités de numérisation, applicables depuis le 30 mars 2017, ont été codifiées à l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales (LPF) et font l’objet de précisions par l’administration fiscale (BOI-CF-COM-10-10-30-10).

Les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures papier peuvent les numériser, sous conditions, à tout moment et les conserver de manière dématérialisée durant six ans.

Cependant, le transfert des factures établies à l’origine sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique, y compris s’agissant des couleurs en cas de mise en place d’un code couleur.

La numérisation peut être réalisée par l’assujetti lui-même ou par un tiers mandaté.

Par ailleurs, les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

En tout état de cause, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti :

-  soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
-  soit d’une empreinte numérique ;
-  soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
-  soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Toutes les factures papier, quelle que soit leur date, peuvent être numérisées y compris les factures papier émises ou reçues antérieurement au 30 mars 2017.

La facture papier numérisée dans les conditions visées ci-dessus peut dès lors être considérée comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.

A rapprocher : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L.102 B du livre des procédures fiscales

Par Dora Msalem, avocate département Fiscalité du cabinet Simon Associés

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