Soirées entreprise et frais professionnels.

Il est aujourd’hui devenu courant que les entreprises organisent des soirées afin de réunir les salariés autour d’un thème ou d’une animation (team building, escape game, karting…).
Pour autant, les frais engagés à ce titre peuvent ils être considérés comme des frais d’entreprise non soumis à cotisations sociales ?

Par Marion Moraly.

Les frais d’entreprise c’est quoi ?

L’employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels. Il s’agit des frais d’entreprise.

Les frais pris en charge à ce titre par l’employeur sont exclus de l’assiette des cotisations.

Ces frais correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise et doivent remplir simultanément trois critères :
- caractère exceptionnel ;
- intérêt de l’entreprise ;
- frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.

Pour constituer des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :
- l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
- la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
- le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Sont considérés par l’administration comme des frais d’entreprise :
- les dépenses engagées par le salarié pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
- les dépenses engagées par le salarié en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise ;
- l’avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (réception, cocktails, etc.) alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
- les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste ;
- les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur, à l’occasion de voyages d’affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc. Ces voyages devront être caractérisés par l’organisation et la mise en œuvre d’un programme de travail et l’existence de sujétions pour le salarié alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l’exercice normal de sa profession.
- Les frais de déplacement et de séjour engagés par les travailleurs salariés et assimilés ou pris en charge directement par l’employeur à l’occasion de la participation du salarié à une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise [1].

L’administration a par ailleurs précisé les conditions d’exclusion de l’assiette des frais d’entreprise :
« Tous ces frais d’entreprise ne relèvent donc ni de la réglementation des avantages en nature, ni de celle des frais professionnels.
Les remboursements de dépenses engagées par le salarié et les biens ou services mis à disposition par l’employeur, lorsqu’ils constituent des frais d’entreprise, ne peuvent être qualifiés d’éléments de rémunération en application de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale.
Il s’ensuit que les sommes, biens ou services attribués n’entrent pas dans l’assiette des cotisations, même en cas d’application de l’abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.
Les conditions d’exclusion de l’assiette des frais d’entreprise varient en fonction de la nature de ces derniers et doivent donner lieu à la production de justificatifs et notamment :
- pour les frais d’achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme frais d’entreprise. Les factures constituent la justification des dépenses ;
- pour les frais de repas d’affaires, l’employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d’affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense ;
- pour les frais de déplacement et de séjour liés à la participation à des actions de formation professionnelle, l’employeur doit produire le plan de formation ou les documents attestant de ce que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle ;
- pour les frais de voyage, l’employeur doit produire le programme de travail ;
- pour les vêtements de travail, l’employeur doit produire la disposition attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port. »
 [2]

Les frais engagés pour une soirée entreprise peuvent-il constitués des frais d’entreprise ?

La Cour d’appel de Paris a répondu oui dans un arrêt du 15 mars 2019 lorsque ces frais :
- ont un caractère exceptionnel avec en l’espèce seulement 3 manifestations par an.
- sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et sortent du cadre de l’exercice normal de l’activité des collaborateurs.
- sont justifiés par la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise et le développement de sa politique commerciale et donc conformes aux exigences prévues par la circulaire interministérielle du 7 janvier 2003 relative aux frais d’entreprise.

En l’espèce, l’Urssaf avait assujettis les frais en estimant qu’ils étaient dépourvus de caractère exceptionnel et qu’ils ne relevaient pas de l’activité de l’entreprise.

La Cour d’appel annule le redressement et retient que tous les critères permettant la qualification de frais d’entreprise sont remplis.

Les manifestations au nombre de 3 par année étaient, selon la cour, organisées dans l’intérêt des salariés afin d’améliorer la cohésion des équipes.

Notons qu’un budget de 30 € était alloué par salarié et que chacun devait ensuite supporter les frais supplémentaires engagés pendant la soirée et que les conjoints n’étaient jamais invités.

La présence des salariés n’était en revanche pas obligatoire.

En ces jours de forte chaleur [3], les employeurs peuvent être tentés d’organiser des manifestations afin de réunir les salariés autour d’un thème ou d’une animation. Il convient, malgré cette décision, de rester prudent sur le traitement de ce type de frais.

Cour d’appel de Paris, 15 mars 2019, n°15/02659

Marion Moraly, Avocat.

Rédaction du site des Experts de l’entreprise.


Notes

[1Circulaire DSS 2003-07 du 7 janvier 2003 n° 5-2 : BOSS n° 4/03 p. 181.

[2Circulaire DSS 2003-07 du 7 janvier 2003 n° 5-2 : BOSS n° 4/03 p. 181.

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