La fin de l’année approche, quels sont les documents à conserver… ou pas !

Pour préparer l’an prochain, pourquoi ne pas prendre un peu de temps pour réfléchir à votre comportement vis à vis de toutes les informations que vous avez stockées ?
Etes-vous un destructeur ou un accumulateur ? Quel est le meilleur comportement à adopter ?

Qui n’a pas entendu parlé du « zéro papier » ? L’expression fait penser à des bureaux contemporains, très épurés, et à des individus aux modes de vie ultra modernes et minimalistes. Des environnements où tous les fichiers sont numériques, sans piles de papiers à traiter et où les relevés bancaires, les factures et autres documents personnels ne s’amoncellent pas sur les bureaux et les tiroirs.

Zéro papier : est-ce l’objectif ?

La fin de l’année offre souvent une occasion de faire le point sur notre façon de travailler et d’analyser ce que nous pourrions améliorer l’année prochaine. Pourquoi ne pas aussi s’interroger sur notre relation au papier et sur la façon dont nous gérons les documents ? Certains sont séduits par l’idée du zéro papier, mais d’autres ont des frissons rien qu’à l’idée de devoir fonctionner sans.

Nous sommes nombreux à être attachés au papier au point de ne pouvoir imaginer faire sans. Le papier est utile ; c’est un justificatif physique d’un document, d’un évènement ou d’une information.
Nous pouvons le lire, l’annoter, l’utiliser comme preuve et le partager avec d’autres. D’ailleurs, certaines études démontrent que l’expérience tactile du papier nous permet de lire de longs textes d’une façon intuitive et efficace, difficile à répliquer avec un écran.

De nombreuses personnes ont une approche des ordinateurs et des tablettes qui s’avère moins favorable à l’acquisition de connaissances que la lecture de documents papier. C’est pourquoi beaucoup ont tendance à imprimer les documents électroniques.
Déjà en 2003, Abigail Sellen et Richard Harper, les auteurs de « The Myth of the Paperless Office » (MIT Press), ont mis en évidence que l’utilisation de l’e-mail dans une entreprise occasionnait une augmentation de 40% de la consommation de papier.
Ceci n’a peut-être rien de surprenant : parfois nous avons besoin d’imprimer les documents pour mieux en digérer le contenu avant de les détruire. Parfois, nous les conservons pour une utilisation ultérieure.

Les risques de l’attachement au papier.

Même si la consommation d’information au format papier peut apporter des avantages, point trop n’en faut. Il est fréquent que notre amour pour le papier aboutisse à une mauvaise gestion de l’information, avec des gens qui accumulent volontiers et stockent des documents au cas où ils en aient besoin un jour.
Soyons honnêtes : nous avons tous chez nous des dossiers remplis d’anciens relevés de banque, de garanties dépassées et de reçus dont nous n’aurons plus jamais besoin. Nous ne nous autorisons tout simplement pas à nous en débarrasser.

Les risques du « tout accumuler ».

Ce sens de l’archivage appliqué au contexte professionnel peut rapidement s’avérer excessif et néfaste.

Il existe des réglementations strictes concernant les conditions de stockage de l’information dans les entreprises et les durées de rétention des contrats, des dossiers RH et de la comptabilité.

Mais il faut reconnaître que nombre d’entre nous ont déjà commis l’erreur de conserver trop longtemps à portée de main le CV d’un candidat ou de stocker les dossiers de clients dans plusieurs endroits pour des considérations pratiques.

Mais comme les règles sur la confidentialité des données ne cessent d’évoluer, si les entreprises ne font pas preuve de vigilance, il se pourrait que les mauvaises habitudes d’accumulation de leurs salariés les mettent en délicatesse avec la loi.

Les risques du « zéro papier ».

A l’inverse de ceux qui accumulent les documents papier, d’autres s’en séparent volontiers. Et ces derniers sont plus enclins à adopter le mode de vie sans papier.

Ce type de personne utilise souvent des outils en ligne, comme des agendas pour mieux équilibrer vie privée et vie professionnelle et ils synchronisent leurs agendas avec plusieurs appareils et applis. Ils n’ont pas besoin de papier. C’est pour eux un poids superflu. Tout ce dont ils ont besoin, ils peuvent y avoir accès sur un écran.

Mais il ne faut pas croire que ces adeptes des modes de vie sans papier sont pour autant des experts de la gestion des documents.
Comme quiconque, on peut les surprendre à conserver sur leur bureau des documents personnels qu’ils auraient dû ranger dans le bon endroit central et sécurisé, ou à perdre de vue le nombre de fois qu’ils ont partagé un CV avec des collègues.

Compte tenu de la nature tactile du papier, peut-être que seuls les plus solides émotionnellement pourront s’accommoder parfaitement d’un environnement zéro papier.

Certes, travailler sans avoir recours au papier promet des avantages pour l’environnement et des économies d’énergie mesurables, mais savoir gérer et stocker des documents entièrement dématérialisés ne se fait pas sans difficultés.
Les mêmes règles de protection des données s’appliquent, si bien que conserver des informations numériques sur son PC portable et non dans un espace de stockage centralisé et conforme aux normes, ou garder des dossiers personnels dans sa messagerie plutôt que de les classer dans des archives sécurisées, risque bien de mettre l’entreprise en difficulté pour cause d’infraction aux règlements en vigueur.

Il convient de mettre en place des processus pour garder le contrôle de l’information afin de s’assurer de sa conformité systématique.

L’objectif de la « consommation modérée » des documents papier.

Au travail comme à la maison, il est inutile de se défaire totalement du papier si l’on n’est pas prêt.

Pour ceux qui souhaiteraient trouver un juste équilibre entre les tendances à l’accumulation et à la destruction excessive, je recommande plutôt une pratique de « consommation modérée » des documents papier comme alternative viable.

Il n’est pas nécessairement question de se séparer totalement du papier ; de nombreux documents papier continueront d’être conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus utiles ou jusqu’à ce que les règles de rétention applicables obligent à les détruire de façon sécurisée.

Il peut être tentant de vouloir tout numériser afin d’accélérer le passage au sans papier.
Toutefois, pour la plupart des entreprises ayant une tradition d’utilisation du papier, tout numériser reviendra trop cher.

Celles qui adopteront une approche de consommation modérée du papier pourront décider de numériser les documents à la demande et au gré des besoins. Non seulement, la facture sera moins lourde mais elles s’exposeront à un risque d’erreur moindre.

En conclusion, quelle que soit la stratégie que vous préférerez, vous devrez veiller à ce que toutes vos informations soient traitées avec soin, conformément aux obligations légales qui s’imposent.
N’hésitez pas à faire le point sur les documents que vous stockez effectivement.

Que vous soyez plutôt adepte de tout garder ou de tout détruire, demandez-vous comment vous pourriez faire pour améliorer votre gestion des
informations numérisées et au format papier, et comment vous pourriez inciter d’autres à faire de même.

Pour vous aider à y voir clair reportez-vous à l’infographie ci-dessous :

Arnaud Revert,
Président-Directeur Général d’Iron Mountain France

Rédaction du site des Experts de l’entreprise.


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