Quand logiciel de gestion rime avec optimisation.

Face aux évolutions du marché du droit, les cabinets d’avocats doivent assurer la rentabilité de leur activité et miser sur leur productivité pour dépasser les nouvelles contraintes, venant des clients, mais aussi des nouveaux acteurs ou de nouveaux modèles économiques. Le but ultime : optimiser son temps et ses tâches, pour se consacrer à son cœur de métier, mais aussi le travail collaboratif entre avocats et la relation-client.
Les logiciels de gestion, de plus en plus performants, offrent des services toujours plus complets et demeurent un atout indéniable pour l’avocat.

Optimiser pour développer sa valeur ajoutée.

Le premier objectif est de pouvoir gagner du temps, pour le réinvestir dans son travail de conseil. Dans cette optique, les logiciels de gestion proposent différents outils pour automatiser ou du moins faciliter la gestion des tâches administratives. La messagerie est par exemple une problématique majeure, compte tenu du flux quotidien des échanges par mail. Un bon logiciel offrira la possibilité de créer des modèles, facilement modifiable. Idem pour un agenda chargé : il est important de pouvoir avoir une vision globale de ses rendez-vous et de ses tâches. Le module Lexis Procédures propose par exemple un aperçu rapide du calendrier des procédures et facilite la mise en place d’alertes qui sécurisent les échéances.

La facturation est également un élément clé. Les logiciels permettent ainsi de suivre l’état de la facturation et d’organiser la relance d’impayés, comme avec Lysias. Ils permettent également d’avoir une vision claire des finances du cabinet, par client ou par avocat. Adapps, par exemple, propose de gérer tous les éléments financiers par contact, par dossier ou par utilisateur. Certaines données peuvent également être automatisées, afin de faciliter la création de documents et d’avoir une vision globale de son travail effectif : 

Calcul du temps passé sur chaque activité et sur chaque dossier ou du taux horaire effectif quand l’avocat travaille au forfait, fixation par avance du taux exact de rémunération… Certains logiciels comme DLex ou Kleos, offrent la possibilité de mesurer sa productivité et de vérifier la rentabilité des dossiers traités.

S’adapter aux nouvelles méthodes de travail.

Améliorer sa productivité passe aussi par la mise en place d’un travail collaboratif au sein du cabinet – un objectif mis en avant par les techniques de business development. Car le meilleur moyen d’optimiser la rentabilité du cabinet est d’améliorer le traitement des dossiers existants, grâce à des outils qui facilitent la diffusion des informations et un traitement commun des dossiers. Diapaz propose ainsi une gestion des dossiers en temps réel avec les autres membres du cabinet et un regroupement des informations juridiques et financières d’un dossier. D’autres fonctionnalités de communication peuvent également être prévues, comme avec le logiciel Irys et la gestion d’un agenda ou d’un carnet d’adresse centralisé ou la mise en place d’outils type réseaux sociaux.

Les nouvelles méthodes impliquent de nouvelles organisations. C’est notamment le cas avec le télétravail, qui se développe dans tous les types de structures. Tout avocat a besoin d’avoir accès à ses dossiers partout, tout le temps et sur n’importe quel support. C’est d’ailleurs pour cette raisons que de nombreux logiciels ont développé des applications sur smartphone ou tablette : PolyMobilité avec PolyOffice Plus, Diapaz, Lysias … Mais pas uniquement. Les solutions cloud, c’est-à-dire uniquement sur Internet, comme les solutions serveurs se sont adaptés, permettant aux avocats de se connecter n’importe où. Secib, avec son logiciel Secib Air, propose par exemple un accès à toutes les informations disponibles en dehors du cabinet, quelle que soit la zone géographique (mode SaaS ou mode non hébergé). La seule 
« contrainte » : un accès à une connexion Internet.
Dernière option indispensable : que le logiciel prévoie une communication avec les juridictions, en intégrant les fonctions du RPVA.

Améliorer la relation-client.

Le travail collaboratif est important en interne, mais peut également s’instaurer entre avocat et client. Car la question de la relation-client est aujourd’hui primordiale pour les avocats et doit être mise au centre des préoccupations. Les cabinets d’avocats peuvent ainsi bénéficier d’outils proposés par les logiciels de gestion : DLex, par exemple, a créé un extranet client sécurisé. Carrément-net permet également au client de consulter les pièces partagées par l’avocat, de déposer des documents et d’envoyer directement des instructions. Le client a alors un regard direct sur l’avancée de son dossier.
Les différentes modalités CRM (Customer Relationship Management) rendent l’avocat accessible, grâce à une communication plus rapide et adaptée aux attentes des clients. Et certaines fonctionnalités optimisent la gestion des contacts, en organisant toutes les données connues de chaque client : l’avocat a ainsi des informations précises et bénéficie d’une vision globale des échanges par mail ou par téléphone.
Enfin, la relation-client implique non seulement de la communication, mais aussi de la visibilité. A l’heure actuelle, l’outil indispensable est évidemment le site internet. Et certains logiciels, comme BuroClic, propose aussi des modules pour créer un site Internet et son contenu.

Accéder à une base juridique : le plus à ne pas négliger.

Une base de documentation juridique est essentielle pour le travail de l’avocat. S’il peut bénéficier de ce service à part, certains logiciels l’ont intégré dans leurs fonctionnalités, ce qui réduit les outils à maitriser et à utiliser au quotidien. L’avocat peut alors sécuriser sa rédaction d’actes, en ayant accès à une documentation juridique de qualité. Kleos dispose par exemple de 300 modèles d’actes intégrés, ainsi que d’un accès à la documentation Lamy Officielle. D’autres outils intelligents, comme LexisExplore, scanne le texte d’une page ou d’un document web, et propose les liens correspondants dans la base de Lexis Nexis 360.

Et si ces outils vous permettaient, encore une fois, d’améliorer votre productivité ? C’est notamment le cas avec ILOH, qui vous aide à rédiger rapidement des contrats grâce à un accès à sa base documentaire. Un bon moyen de travailler rapidement, sur une tâche à faible valeur ajoutée, pour conserver du temps pour l’analyse et le conseil. Face à la concurrence des plateformes qui proposent la rédaction de ces actes à bas prix, ce type d’outils permet de conserver la main sur ces prestations, tout en optimisant son temps.

Confidentialité et sécurité : l’exigence indispensable.

Autre point important : la sécurité des données. Du fait de ses obligations professionnelles et déontologiques, l’avocat ne peut pas négliger cet impératif pour respecter le principe de confidentialité. Les problématiques de piratage sont omniprésentes, même pour les cabinets d’avocats. C’est donc un critère essentiel qui doit entrer en compte dans le choix du logiciel de gestion, notamment si vous optez pour une solution cloud. Vous devez savoir comment et où sont stockées les données : des éditeurs de logiciel, comme Secib, certifient ainsi un hébergement au sein de leur cloud privé situé en France, pour garantir une sécurité optimale de vos données.
Renseignez-vous également sur les solutions de sauvegarde prévues en cas de perte de données ou de pépins informatiques. Face à ces problématiques, un hébergement externe, comme proposé par le logiciel Adapps, présente un avantage indéniable : toutes les données du cabinet sont conservées, et facilement récupérables.

Reste la question… du coût.

En choisissant un logiciel de gestion, il faut bien sûr tenir compte du rapport qualité/prix et bien analyser les éléments qui composent le coût global du logiciel et de son utilisation. Analysez les différents services qui sont inclus dans la prestation (journée de formation, service après-vente, etc.) et faites attention aux coûts supplémentaires qui pourraient apparaître : licences additionnelles pour les solutions serveurs, espace de stockage pour les solutions cloud, base de documentation juridique optionnelle ou liée à un abonnement obligatoire…
Trouvez également la solution de paiement qui vous convient le mieux : paiement par mois ou à l’année, engagement sur le long terme ou mois après mois (impliquant une résiliation plus facile), etc. Le but premier est de trouver un logiciel qui réponde à vos objectifs et à vos attentes, et qui vous simplifie la vie !

Clarisse ANDRY.

Animateur du site des Experts de l’entreprise


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